Project Management Body of Knowledge atau PMBOK diciptakan oleh Project Management Institute atau PMI. PMBOK sendiri berisikan kumpulan standar terminologi, panduan, dan praktik terbaik yang diterima sebagai standar dalam pengelolaan sebuah proyek. 

Awalnya, PMBOK dituangkan pada sebuah buku yang berjudul “A Guide to the Project Management Body of Knowledge” pada tahun 1996. Kemudian edisi keenam dari panduan ini dirilis pada tahun 2018 dan edisi ketujuh terbit pada tahun 2023.

PMBOK menggunakan pendekatan berbasis proses untuk pengelolaan proyek atau project management. PMBOK memecah project management menjadi 49 proses, yang kemudian dikelompokkan menjadi process groups dan knowledge areas PMBOK.

5 Process Group dalam PMBOK

Secara umum, process group dalam PMBOK adalah kategori yang digunakan untuk mengorganisir proses-proses manajemen proyek berdasarkan kapan proses tersebut umumnya terjadi dalam proyek. Ada lima kelompok proses utama dalam PMBOK, yang masing-masing terdiri dari berbagai proses manajemen proyek yang spesifik. 

Process Group sendiri terdiri dari lima kelompok, diantaranya initiating, planning, executing, monitoring and controlling, dan closing. Berikut penjelasan dari masing-masing process group dalam PMBOK:

Initiating

Proses initiating dalam PMBOK bertujuan untuk mendefinisikan proyek atau fase baru dari proyek yang sedang berjalan. Tujuannya adalah untuk memperoleh otorisasi agar proyek bisa dimulai. Proses utama dalam kelompok ini adalah:

• Membuat Project Charter: Mendokumentasikan tujuan proyek, kebutuhan, asumsi, batasan, dan menentukan manajer proyek serta memberikan otorisasi untuk menggunakan sumber daya organisasi.
• Mengidentifikasi Pemangku Kepentingan: Mengidentifikasi semua pihak yang terlibat atau dipengaruhi oleh proyek, serta memahami kebutuhan dan ekspektasi mereka.

Planning

Process group planning melibatkan perencanaan semua aspek proyek untuk mencapai tujuan proyek. Ini adalah proses yang paling komprehensif dan membutuhkan banyak waktu serta sumber daya. Proses-proses utama dalam kelompok ini meliputi:

• Mengembangkan Rencana Manajemen Proyek (Develop Project Management Plan): Mengkoordinasikan semua rencana bagian proyek menjadi satu dokumen terpadu.
• Mendefinisikan Ruang Lingkup Proyek (Define Scope): Mengembangkan deskripsi rinci dari proyek dan produk yang dihasilkan.
• Mengembangkan Jadwal Proyek (Develop Schedule): Menentukan jadwal semua aktivitas proyek, termasuk urutan, durasi, dan sumber daya yang dibutuhkan.
• Merencanakan Manajemen Risiko (Plan Risk Management): Mengidentifikasi risiko potensial, menilai dampak dan kemungkinan risiko tersebut, serta merencanakan tindakan mitigasi.

Executing

Kelompok proses pelaksanaan berfokus pada pelaksanaan rencana proyek dan memastikan bahwa pekerjaan yang direncanakan selesai sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan. Proses-proses utama dalam kelompok ini meliputi:

• Mengelola Pekerjaan Proyek (Direct and Manage Project Work): Mengarahkan dan mengelola pelaksanaan pekerjaan proyek sesuai rencana manajemen proyek.
• Mengelola Kualitas (Manage Quality): Memastikan bahwa proyek memenuhi standar kualitas yang ditetapkan.
• Mengelola Tim Proyek (Manage Project Team): Mengarahkan, mengelola, dan mengembangkan tim proyek.
• Mengelola Komunikasi (Manage Communications): Mengumpulkan, menyebarkan, menyimpan, dan memusnahkan informasi proyek sesuai dengan rencana manajemen komunikasi.

Monitoring and Controlling

Kelompok proses ini bertujuan untuk melacak, meninjau, dan mengatur kemajuan dan kinerja proyek serta mengidentifikasi setiap area yang memerlukan perubahan rencana. Proses-proses utama dalam kelompok ini meliputi:

• Mengendalikan Ruang Lingkup (Control Scope): Memantau status ruang lingkup proyek dan produk, serta mengelola perubahan pada ruang lingkup dasar.
• Mengendalikan Jadwal (Control Schedule): Memantau status jadwal proyek dan mengelola perubahan pada jadwal dasar.
• Mengendalikan Biaya (Control Costs): Memantau status biaya proyek dan mengelola perubahan pada anggaran dasar.
• Mengendalikan Risiko (Control Risks): Memantau risiko yang telah diidentifikasi, mengidentifikasi risiko baru, serta mengevaluasi efektivitas tindakan mitigasi.

Closing 

Kelompok proses penutupan berfokus pada penyelesaian semua kegiatan proyek atau fase proyek, untuk secara resmi menutup proyek atau fase tersebut. Proses-proses utama dalam kelompok ini meliputi:

• Menutup Proyek atau Fase (Close Project or Phase): Menyelesaikan semua kegiatan di semua kelompok proses untuk secara resmi menyelesaikan proyek atau fase proyek.
• Menutup Pengadaan (Close Procurements): Menyelesaikan dan memformalkan penutupan kontrak yang terkait dengan proyek.

Manfaat Process Group dalam PMBOK

Process Group dalam PMBOK dirancang untuk membantu proses perencanaan proyek dari awal hingga akhir, sehingga rencana manajemen proyek yang didapatkan lebih komprehensif.

Process Group ini memberikan template yang dapat digunakan untuk semua jenis proyek, sehingga sumber daya bisa digunakan secara efektif.

Seorang Project Manager berpengalaman perlu memahami bagaimana 5 process group ini berinteraksi satu sama lain.

Selain itu, perlu juga menggunakan pengetahuan ini untuk mengarahkan proyek dengan baik dan menuju keberhasilan. Memahami kompleksitas proses-proses yang ada merupakan salah satu keterampilan manajer proyek yang sangat berharga.